Kontoauszüge Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Mann lehnt sich entspannt zurück
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Kontoauszüge: Manche Menschen heben sie grundsätzlich ewig auf, andere entsorgen sie direkt nach Erhalt. Doch welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es eigentlich? Und in welchen Fällen können alte Kontoauszüge nützlich sein? Wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.

Muss ich Kontoauszüge aufbewahren?

Grundsätzlich müssen Privatpersonen keine Kontoauszüge aufbewahren. Das ist allerdings nur das Grundprinzip – die Ausnahmen sind es, die Sie beachten müssen. In folgenden Fällen gelten zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungspflichten:

  • Zahlungsbelege für Dienstleistungen an einem Grundstück (mind. 2 Jahre)
  • Sie verfügen über ein jährliches Privateinkommen von mehr als 500.000 € (mind. 6 Jahre)
  • Sie sind selbständig (mind. 10 Jahre)

Außerdem kann das Finanzamt noch bis zu 5 Jahre später Steuerbescheide nachträglich korrigieren (Steuerliche Festsetzungsverjährungsfrist). Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung sind es sogar 10 Jahre. Unter Umständen werden Sie dann gebeten, Nachweise über geleistete oder erhaltene Zahlungen zu erbringen. Das ist ohne Kontoauszüge kaum möglich – und kann im Zweifelsfall zu einem steuerlichen Nachteil für Sie führen.

Gut zu wissen: Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge gibt es nicht, in vielen Ausnahmefällen gelten jedoch Sonderpflichten.

Grundsätzlich gilt also: Wer seine Kontoauszüge sicher verwahrt, macht garantiert nichts falsch. Einen Fehler können Sie nur machen, wenn Sie Dokumente zu früh wegwerfen.

Wann können alte Kontoauszüge nützlich sein?

Kontoauszüge aufzuheben macht nicht nur Sinn, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Sie können davon in vielen Fällen auch finanziell profitieren bzw. Ihre Rechtsansprüche besser durchsetzen.

Gewährleistung und Garantie für Produkte

Wenn ein Gerät innerhalb der gesetzlichen Gewährleistungsfrist kaputt geht und Sie vom Verkäufer einfordern, dass dieser seinen Pflichten nachkommt, sind Kontoauszüge und Zahlungsbelege wertvoll. Denn in solchen Fällen wird immer ein Nachweis für das Kaufdatum gefordert. Ähnliches gilt für Garantiefälle. Bedenken Sie aber, dass Kontoauszüge in diesem Fall nur helfen, wenn Sie nicht bar bezahlt haben. Wirklich auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie auch die Rechnung aufheben.

Nachweis von Alltagsgeschäften

Alltagsgeschäfte sind die vielen kleinen Kaufverträge, die wir als Privatpersonen im Alltag tätigen. Für Ansprüche aus dem Kauf gilt eine allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren. Relevant wird das, wenn Sie zum Beispiel eine Mahnung für eine Zahlung erhalten, die Sie eigentlich bereits getätigt haben. Wenn Sie eine solche Zahlung mit einem Kontoauszug nachweisen können, sind solche Angelegenheiten schnell erledigt.

Welche Finanzdokumente sollte ich wie lange aufheben?

Die folgende Liste stellt eine unverbindliche Empfehlung dar. In Einzelfällen können die erforderlichen Aufbewahrungspflichten erheblich von diesen allgemeinen Empfehlungen abweichen.

Kann ich von der Bank Kontoauszüge anfordern?

Banken sind gesetzlich verpflichtet, Daten über Kontobewegungen mindestens 10 Jahre aufzuheben. Und in der Regel ist es möglich, Auszüge für Ihre Konten auch nachträglich ausstellen zu lassen. Die meisten Banken erheben dafür allerdings eine Gebühr.

Besser und günstiger ist es, wenn Sie alle Kontoauszüge und Kartenabrechnungen einfach digital archivieren. Dann können Sie alle Dokumente jederzeit kostenfrei abrufen. Bei comdirect werden solche Dokumente direkt in der PostBox zu Ihrem Girokonto abgelegt. So haben Sie jederzeit Zugriff darauf, ohne zuhause einen dicken Aktenordner zu füllen.

Sind elektronische Kontoauszüge rechtsverbindlich?

Das Abheften in Papierform ist nicht mehr notwendig. Automatisch erstellte Kontoauszüge im PDF-Format sind rechtsverbindlich und genauso viel wert, wie ein Kontoauszug aus dem entsprechenden Bankautomaten.

Beachten Sie jedoch, dass ein Ausdruck eines digitalen Kontoauszugs manchmal nur in Kombination mit der Originaldatei akzeptiert wird. Sie sollten also auf jeden Fall die Dateien behalten, nicht nur die Ausdrucke. Falls Sie die Dateien lokal speichern, achten Sie bitte auf entsprechende Sicherheitsmaßnahmen.

Wo sollte ich meine Kontoauszüge aufbewahren?

Kontoauszüge enthalten sensible Daten – und zwar nicht nur von Ihnen, sondern auch von allen auf den Auszügen vertretenen Personen und Unternehmen. Bei der Aufbewahrung von Kontoauszügen sollten Sie deshalb größte Vorsicht walten lassen. Ausgedruckte Kontoauszüge sollten Sie an einem sicheren Ort sammeln. Ein verschließbarer Aktenschrank ist zum Beispiel eine gute Idee.

Digitale Kontoauszüge sollten ebenfalls bestmöglich vor fremdem Zugriff geschützt werden. Falls Sie die Belege als Dateien auf Ihrem Rechner abspeichern, ist ein zusätzlicher Passwortschutz empfehlenswert. Außerdem sollten Sie sich gegen Datenverluste schützen, indem Sie auf einem zweiten Speichermedium eine Sicherheitskopie anlegen. Idealerweise speichern Sie Ihre Kontoauszüge nicht lokal, sondern direkt in Ihrem Online Banking Konto ab. So sind die Dateien genauso gut vor fremdem Zugriff geschützt, wie Ihr Konto selbst.

Gut zu wissen: Beim comdirect Girokonto werden Ihre Konto-Dokumente digital in der PostBox abgelegt.

Wenn Sie Kontoauszüge benutzen, um einzelne Zahlungen zu belegen, sollten Sie immer alle Teile schwärzen, die für den jeweiligen Empfänger nicht relevant sind. So verhindern Sie, dass Informationen in die falschen Hände gelangen.

Wie entsorge ich alte Kontoauszüge?

Nach spätestens 10 Jahren können Sie als Privatperson Kontoauszüge bedenkenlos entsorgen, wenn in Ihrem Fall keine besonderen Umstände dagegensprechen. Digitale Kontoauszüge können Sie auch länger aufheben, da diese ja keinen Platz in Anspruch nehmen.

Kontoauszüge enthalten selbst nach dieser langen Zeit noch schützenswerte Informationen. Statt die Belege einfach in den Papierkorb zu werfen, sollten Sie also lieber einen Schredder verwenden oder die Belege auf andere Art unkenntlich machen, bevor Sie diese entsorgen.

Für digitale Kontoauszüge gilt ebenfalls besondere Vorsicht beim Vernichten. Sie sollten die Dateien nach bestem Wissen und Gewissen so löschen, dass eine Wiederherstellung der Daten durch Dritte nicht möglich ist.

Wie lange muss ich Kontoauszüge von Verstorbenen aufbewahren?

Für die Zahlungsaktivitäten von Verstorbenen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für Lebende. Denn auch gegenüber Verstorbenen können Vertragspartner und Finanzbehörden nachträglich Ansprüche erheben. In jedem Fall aber sollten Kontoauszüge mindestens so lange aufbewahrt werden, bis die Erbschaftsverhältnisse eindeutig und endgültig geklärt sind. Das kann unter Umständen länger dauern, also die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Sie haben noch Fragen rund um das Thema Kontoführung? Informieren Sie sich jetzt über weitere Themen wie „Instant Payment”, „Kreditkarte zum Girokonto” oder „Girokonten für Kinder”. Individuelle Fragen beantworten Ihnen jederzeit unsere comdirect Kundenbetreuer. Sie erreichen diese telefonisch unter 04106 – 708 25 00 oder über unser Kontaktformular. Die Kundenbetreuung ist rund um die Uhr für Sie erreichbar.